Unternehmensautomatisierung – 5-Schritte-Anleitung

Schritt 1: Prozesse identifizieren und bewerten

Automatisierung beginnt mit einem klaren Blick auf die aktuellen Abläufe. Welche Prozesse binden regelmäßig Zeit? Wo entstehen immer wieder dieselben manuellen Aufgaben?

Typische Kriterien zur Auswahl geeigneter Prozesse:

• Wiederholungsrate (wie oft pro Woche/Monat?)

• Fehleranfälligkeit bei manueller Bearbeitung

• Potenzielle Zeitersparnis

• Beteiligte Systeme oder Schnittstellen

• Standardisierbarkeit

Beispiele für Prozesse mit hohem Automatisierungspotenzial:

• Rechnungsverarbeitung

• Angebots- oder Vertragserstellung

• Onboarding neuer Mitarbeitender

• Statusmeldungen und Freigaben

Tipp: Nutzen Sie einfache Prozess-Workshops mit den betroffenen Teams oder digitale Tools wie Microsoft Visio, Lucidchart oder Miro, um Abläufe sichtbar zu machen.

Schritt 2: Prozesse standardisieren und dokumentieren

Automatisierung funktioniert nur bei klar strukturierten Abläufen. Daher ist der nächste Schritt, die ausgewählten Prozesse zu vereinheitlichen und exakt zu beschreiben.

Dabei geht es um folgende Fragen:

• Was ist der genaue Startpunkt des Prozesses?

• Welche Daten werden benötigt, welche erzeugt?

• Welche Entscheidungen müssen getroffen werden – und durch wen?

• Welche Systeme sind beteiligt?

Ziel: Ein nachvollziehbares Prozessmodell, das als Grundlage für die technische Umsetzung dient.

Tipp: Arbeiten Sie mit einfachen BPMN-Diagrammen oder Flowcharts – und beziehen Sie immer die Kolleginnen und Kollegen ein, die tagtäglich mit dem Prozess arbeiten.

Schritt 3: Das passende Tool auswählen

Jetzt geht es an die Auswahl der Technologie. Dabei gilt: Nicht jedes Tool passt zu jedem Szenario. Wichtig ist, mit einem pragmatischen, skalierbaren Ansatz zu starten.

Beliebte Tools für den Einstieg:

• Microsoft Power Automate: Ideal für Office 365-Umgebungen, einfache Workflows und Genehmigungen

• Make (ehem. Integromat): Visuelle Oberfläche, gut für Schnittstellen-Workflows zwischen Cloud-Tools

• Zapier: Niedrigschwellig, vor allem für Marketing-, CRM- und E-Commerce-Prozesse

• UiPath: Fortgeschrittene Robotic Process Automation (RPA) mit Fokus auf komplexe, regelbasierte Abläufe

Tipp: Wenn mehrere Tools infrage kommen, beginnen Sie mit einem Proof-of-Concept (PoC) in einem nicht-geschäftskritischen Bereich.

Schritt 4: Pilotprozess automatisieren und testen

Statt gleich eine ganze Abteilung umzustellen, empfiehlt sich ein gezielter Pilotprozess. Dieser lässt sich im kleinen Rahmen testen, optimieren und später auf andere Prozesse übertragen.

Wichtige Aspekte beim Piloten:

• Definiere klare Erfolgskriterien (Zeitersparnis, Fehlerreduktion, Nutzerzufriedenheit)

• Sorge für Monitoring und Feedback – auch technisch (z. B. Fehlerlogs, Laufzeiten)

• Beziehe betroffene Mitarbeitende frühzeitig ein und ermögliche aktives Mitwirken

Tipp: Planen Sie bewusst Ressourcen für die Nachjustierung ein – fast jeder Prozess erfordert eine Optimierungsrunde nach dem Live-Gang.

Schritt 5: Skalierung und kontinuierliche Verbesserung

Nach einem erfolgreichen Piloten steht der Weg für weitere Automatisierungen offen. Nutze die Erkenntnisse aus dem ersten Projekt, um ähnliche Prozesse zu identifizieren und gezielt zu erweitern.

Typische nächste Schritte:

• Aufbau einer internen Automatisierungsstrategie

• Einrichtung eines „Automation Backlogs“ mit priorisierten Prozessen

• Schulung von Power-Usern für einfache Anpassungen

• Einführung von Monitoring-Dashboards zur Prozessüberwachung

Wichtig: Automatisierung ist kein Einmalprojekt, sondern ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess. Der Aufbau einer internen Automatisierungskultur ist entscheidend für den langfristigen Erfolg.

Fazit

Unternehmensautomatisierung ist kein Selbstläufer – aber mit einem strukturierten Vorgehen wird sie zum echten Effizienzhebel. Wer Schritt für Schritt vorgeht, kann bereits mit einfachen Mitteln spürbare Erfolge erzielen.

Die Investition in Zeit und Planung zu Beginn zahlt sich mehrfach aus: durch weniger manuelle Arbeit, zufriedenere Mitarbeitende und klar messbare Verbesserungen im Tagesgeschäft.

Quellen

• McKinsey & Company
  → Studien und Artikel zur digitalen Transformation, Automatisierung und Effizienzsteigerung in Unternehmen.

• Harvard Business Review – Automating Workflows
  https://hbr.org
  → Beiträge zum Einsatz von Prozessautomatisierung im Unternehmenskontext, u. a. zur Fehlervermeidung und Mitarbeiterentlastung.

• Gartner – Business Process Automation Insights
  → Marktanalysen, Tool-Vergleiche und strategische Empfehlungen zur Einführung von Automatisierung.

• UiPath – RPA Use Cases & Best Practices
  https://www.uipath.com
  → Konkrete Anwendungsbeispiele für Robotic Process Automation in verschiedenen Abteilungen und Branchen.

• Microsoft Power Platform Dokumentation
  https://learn.microsoft.com/de-de/power-platform/
  → Technische und konzeptionelle Grundlagen zu Power Automate, Power Apps und Power BI als Low-Code-Lösungen.

• Make (ehemals Integromat) – Workflow-Automatisierung
  → Anwendungsbeispiele und Tutorials für die Verbindung von Tools und Systemen per No-Code-Ansatz.