Was ist Geschäftsprozessautomatisierung?
Ein Überblick für Einsteiger mit praktischen Einblicken
In Zeiten zunehmender Digitalisierung, wachsender Konkurrenz und steigendem Effizienzdruck wird eines immer deutlicher: Unternehmen, die ihre Prozesse weiterhin manuell abwickeln, verlieren Zeit, Geld und wertvolle Ressourcen. Genau hier setzt die Geschäftsprozessautomatisierung (Business Process Automation, BPA) an.
Doch was genau steckt hinter dem Begriff, welche Vorteile bietet er – und wie gelingt der Einstieg?
Was bedeutet Geschäftsprozessautomatisierung?
Geschäftsprozessautomatisierung beschreibt die gezielte Nutzung digitaler Werkzeuge zur teilweisen oder vollständigen Automatisierung wiederkehrender, strukturierter Prozesse in Unternehmen. Dabei geht es nicht darum, Menschen zu ersetzen – sondern darum, Aufgaben effizienter, fehlerfreier und transparenter zu gestalten.
Ein automatisierter Prozess zeichnet sich dadurch aus, dass er nach einem bestimmten Ablauf funktioniert, ohne dass dafür manuelle Eingriffe notwendig sind. Typische Beispiele:
Automatisierte Verarbeitung von E-Mails und Rechnungen
Automatisiertes Onboarding neuer Mitarbeiter
Workflow-gestützte Freigabeprozesse in der Buchhaltung oder im Einkauf
Warum ist Automatisierung so wichtig?
Unternehmen sehen sich heute mit einer Vielzahl an Herausforderungen konfrontiert: komplexe Prozesse, steigender administrativer Aufwand, hohe Fehleranfälligkeit und zunehmender Fachkräftemangel. Automatisierung kann in vielen Bereichen spürbare Entlastung schaffen und gleichzeitig die Wettbewerbsfähigkeit sichern.
Die wichtigsten Vorteile im Überblick:
Zeitersparnis: Aufgaben, die früher Stunden oder Tage dauerten, werden in Minuten oder Sekunden erledigt.
Kostenreduktion: Weniger manuelle Arbeit bedeutet geringere Prozesskosten.
Fehlerreduktion: Automatisierte Prozesse arbeiten präzise nach definierten Regeln.
Transparenz: Jeder Schritt im Prozess ist nachvollziehbar und dokumentiert.
Skalierbarkeit: Prozesse lassen sich bei wachsendem Aufkommen einfach erweitern – ohne zusätzliches Personal.
Wie lassen sich Prozesse automatisieren?
Die technische Umsetzung erfolgt meist in mehreren Schritten. Wichtig ist, dass man nicht sofort jeden Bereich automatisiert, sondern mit klar abgegrenzten Prozessen beginnt, die gut dokumentiert, häufig wiederholt und digital abbildbar sind.
Ein typischer Weg zur Automatisierung:
Prozesse identifizieren und analysieren: Wo entstehen regelmäßig manuelle Aufwände? Wo treten häufig Fehler auf?
Prozesse standardisieren: Automatisierung funktioniert nur dort, wo klar definierte Abläufe existieren.
Tool auswählen: Je nach Komplexität kann mit einfachen Automatisierungstools (z. B. Power Automate, Make) oder umfangreicheren Lösungen (z. B. UiPath, Camunda) gearbeitet werden.
Pilotphase starten: Ein erster Prozess wird automatisiert und im Alltag getestet.
Skalieren und optimieren: Die Erkenntnisse aus dem ersten Projekt helfen dabei, weitere Prozesse zu automatisieren.
Welche Prozesse eignen sich besonders für den Einstieg?
Für den Beginn eignen sich vor allem Prozesse mit hohem Volumen und klarer Struktur:
Eingangsrechnungen prüfen und kontieren
Urlaubsanträge erfassen und freigeben
Kundenanfragen über ein Ticketsystem bearbeiten
Verträge digital ablegen und verwalten
Angebote aus CRM-Daten generieren
Diese Prozesse lassen sich mit wenig Aufwand digital abbilden und bieten gleichzeitig einen spürbaren Mehrwert für Teams und Abteilungen.
Fazit: Automatisierung ist keine Option – sie ist ein Muss
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist keine Zukunftsmusik, sondern ein notwendiger Schritt in der digitalen Transformation von Unternehmen. Wer rechtzeitig beginnt, profitiert von mehr Effizienz, weniger Fehlern und einem klaren Vorsprung im Wettbewerb.
Der Einstieg ist heute einfacher denn je – mit modularen Tools, niedrigem technischem Einstieg und zahlreichen unterstützenden Ressourcen. Wichtig ist nur: anfangen.
Quellen:
PwC – The Global Artificial Intelligence Study
https://www.pwc.com/gx/en/issues/data-and-analytics/publications/artificial-intelligence-study.html
→ Einschätzungen zur wirtschaftlichen Bedeutung von KI und erwartete Effizienzpotenziale.McKinsey – The State of AI in 2023
→ Einsatzbereiche von KI in Unternehmen, Verbreitung und strategische Relevanz.Harvard Business Review – How Automation Boosts Accuracy
→ Untersuchung zur Fehlerreduzierung durch Automatisierung in administrativen Prozessen.Gartner – Hyperautomation: What It Is and Why It Matters
→ Begriffsklärung und Entwicklungstrends rund um Hyperautomatisierung und Prozessintelligenz.UiPath, Microsoft Power Platform, Make, Zapier, ABBYY FlexiCapture, Automation Anywhere
→ Herstellerseiten und Tool-Dokumentationen zur Einbindung von Automatisierungslösungen.
